IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ÚNICO DE REGISTRO Y
SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIONES / EXPEDIENTES
(001/SURSDE)

Ante la inminente implementación del sistema SURSDE en el Ministerio de Salud y Desarrollo Social, es necesario tomar conocimiento sobre los procedimientos a llevarse a cabo a partir del día del lanzamiento del mismo.

A SABER:

1) Por cualquier cuestión relacionada al sistema SURSDE, deberá dirigirse a la Dirección General de Informática del Ministerio de Salud y Desarrollo Social, quien está a cargo de la Intranet del mismo, o enviar un email a la dirección [email protected], o un ticket de soporte técnico (http://salud1/soporte).

2) El día a partir del cual se deberá utilizar el sistema SURSDE será formalmente comunicado, por escrito, al responsable de cada área, quien deberá informar a los empleados capacitados en el uso del mismo. Dicho día también será publicado en la Intranet del Ministerio (http://salud1), al igual que toda otra información relevante.

3) Si ningún empleado de su área no posee realizada la debida capacitación, deberá comunicarse en forma URGENTE con la Dirección General de Informática del Ministerio de Salud y Desarrollo Social, a los efectos de incluirlos en el curso de capacitación que permanentemente se está dictando.

4) Si la/las computadora/s que se encuentran en su área no están conectadas a la Intranet del Ministerio de Salud y Desarrollo Social (http://salud1), deberá ponerse en contacto en forma URGENTE con la Dirección General de Informática, quien enviará un técnico para conectarlas a la red.

5) El día a partir del cual se comience a utilizar el sistema SURSDE, en su área se encontrarán documentaciones (expedientes, trámites internos, trámites especiales, etc.) sin número de asunto, que deberán ser registrados en el sistema. Como sólo los usuarios de Mesa General de Entradas del Ministerio de Salud y Desarrollo Social pueden registrar las documentaciones en el sistema, el procedimiento para llevar a cabo ello es el siguiente:

Según la tasa de giros o pases que su área posea por día, es decir, según la cantidad de documentaciones que su área gira/pasa a otras áreas (sólo salidas, NO recepciones de documentaciones), se deberá proceder de la siguiente manera:

Si su área posee una tasa diaria INFERIOR a 20 PASES:

En este caso Ud. tiene 2 opciones para hacer registrar la documentación en el sistema:

Opción 1: Dirigirse con la documentación a la Dirección Gral. de Informática, donde:

1º) Un operador registrará la documentación en el sistema (se genera número de asunto).
2º) El mismo operador girará la documentación por sistema a su área.
3º) Desde su área Ud. deberá registrar el ingreso de la documentación por sistema.
4º) Procederá a realizar el giro por sistema al área destino (si es necesario).

Opción 2: Realizar un ticket de soporte técnico desde la Intranet (http://salud1/soporte), solicitando el registro de la documentación que desee (una por una) en el sistema, especificando claramente, fecha de inicio; si fuera un expediente, el número, código y año; si fuera un trámite interno, número del mismo, etc.; iniciador; asunto; número de folios.
Esto lo deberá hacer seleccionando en “Tema” del ticket, “Sistema 001: Registro de Documentación”.

La elección de una de estas opciones dependerá del grado de urgencia que tenga para girar una documentación que no se encuentre registrada en el sistema. Siendo la opción más rápida, la opción 1.
El objetivo no es tomar todas las documentaciones que tiene en su área y enviarlas masivamente a registrar, sino que a medida que necesite mover una documentación a otra área lo haga.

Si su área posee una tasa diaria SUPERIOR a 20 PASES:

Deberá solicitar a la Dirección General de Informática que habilite un usuario de su área como usuario también del área “Mesa General de Entradas del Ministerio de Salud y Desarrollo Social”, de tal forma que puede realizar el registro de la documentación como si se lo estaría haciendo en la Mesa General de Entradas del Ministerio. Por ejemplo, si Juan Perez pertenece al área de “Despacho del Ministro” y su nombre de usuario es “juanperez”, se creará un nuevo usuario, “juanperez2” que pertenecerá al área Mesa General de Entradas, para que cada vez que se necesite registrar una documentación en el sistema, ingrese al mismo con el nombre de usuario “juanperez2”, registre la documentación y realice un giro a su área real (Dirección de Despacho del Ministro, en el ejemplo).

Es MUY IMPORTANTE recordad que esto SÓLO debe hacerse con las documentaciones “viejas”, o sea aquellas que se encontraban ya en su área sin número de asunto generado por el sistema SURSDE.

6) Aquellas áreas que no presentaron el formulario F001-001, a través del cual se informa el listado de los usuarios autorizados a utilizar el sistema en su área, deberán obtenerlo vía Intranet en la dirección http://salud1/001/ayuda, imprimirlo, llenarlo y presentarlo en la Dirección General de Informática, a la brevedad (plazo máximo: 31/8/2005). A la fecha ya se encuentran cargados usuarios en las diferentes áreas, la Dirección General de Informática le presentará por escrito el listado de usuarios pertenecientes a su área de tal forma de que los mismos sean CONFIRMADOS o RECHAZADOS. Es muy importante tener en claro que del conjunto de usuarios autorizados a utilizar el sistema SURSDE en su área, deberá informar (vía formulario F001-01) como mínimo uno y máximo tres usuarios de soporte técnico, quienes serán los únicos autorizados a enviar tickets de soporte técnico, como por ejemplo, solicitudes de alta de nuevos usuarios, bajas de usuarios, etc.

7) Plan de Contingencias: Si por algún motivo no puede acceder al sistema SURSDE desde su computadora deberá seguir lo siguiente:

1º- Verifique que las conexiones físicas de su computadora estén bien (cable de red, hub/switch, etc). Reinicie su computadora e intente nuevamente ingresar al sistema.

2º- Si tiene otra computadora en su área, diríjase a ella y verifique si desde la misma tiene acceso a la Intranet. Si tiene acceso, el problema está en la primera computadora, por lo tanto deberá contactarse con el personal técnico para que revise la misma.

3º- Si por algún motivo el sistema no funciona en ninguna computadora de ninguna área, ya sea por corte de luz en la fase de Informática, donde se encuentra el servidor, o por alguna falla técnica en el sistema o servidor, y necesita en forma urgente girar una documentación, deberá realizar los pases y los ingresos de la manera que lo hacía antes de la implementación del sistema, registrando claramente el número de asunto que ingresa y/o sale de su área, para que posteriormente todos esos movimientos sean registrados en el sistema una vez que el mismo se reestablezca.

El Plan de Contingencia más detallado será publicado en la Intranet (http://salud1).

8) Toda información relevante será publicada en la Intranet (http://salud1) del Ministerio de Salud y Desarrollo Social, por lo que se recomienda que permanentemente se acceda a la misma para obtener las últimas novedades, no solo del sistema SURSDE, sino de cualquier otra información en general que publique la Dirección General de Informática del Ministerio de Salud y Desarrollo Social.